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¿Qué características marcan la diferencia entre fluidez y confusión, entre confianza y frustración? Aquí hay siete que son cruciales.

Personalización

Hay una razón por la que las salas de conferencias tienen sillas ajustables: cuando cada persona en la mesa puede ajustar la altura y el ángulo de su asiento según lo que le resulte más cómodo, es más fácil dedicar toda su atención al negocio en cuestión.

Buen software de colaboración (bueno, prácticamente ninguna software de oficina) funciona de la misma manera, al permitir que los trabajadores ajusten su entorno de trabajo para que se adapte a sus propias necesidades y estilo de trabajo. Es posible que todos los colegas deban utilizar las mismas aplicaciones; después de todo, hacer necesitan ver el trabajo de los demás, pero eso no significa que estas aplicaciones tengan que funcionar de la misma manera para todos.

Debería poder configurar su vista del panel del equipo para que sus propias tareas estén al frente y al centro, y el trabajo de todos los demás se desvanezca en un segundo plano hasta que desee verlo. ¿Es daltónico o tiene una visión más débil? Debería poder cambiar la apariencia de la aplicación de mensajería para que el tipo sea más grande o de mayor contraste.

Conciencia

Las notificaciones tienen un gran impacto sobre si las personas se sienten como un equipo y cómo se sienten. Cuando las actualizaciones de documentos o los mensajes entrantes alertan a cada miembro del equipo, puede ayudar a fomentar la conciencia constante del equipo en su conjunto, o simplemente puede distraerlos de sus propias tareas.

Una aplicación que hace ping cada vez que un colega marca una tarea o cambia una oración volverá locos a los compañeros de trabajo (y probablemente los llevará a deshabilitar las notificaciones por completo). En el otro extremo, una herramienta que no permita a los miembros del equipo saber lo que están haciendo otras personas hará que todos sientan que están trabajando de forma aislada.

Las mejores plataformas tienen por defecto un resumen diario o semanal, pero permiten que los usuarios individuales lo modifiquen para proporcionar notificaciones más o menos frecuentes, además de permitir que cada usuario elija si desea recibir notificaciones por correo electrónico, mensaje de texto o en la propia aplicación.

Discreción

Cuanto antes las personas pidan a sus colegas comentarios sobre su trabajo en curso, más se beneficiará su trabajo de esa información. Pero puede ser aterrador exponer todo el proceso desordenado, dejar que la gente separe un primer borrador o hojee un archivo de proyecto completo, incluso las partes que aún no están listas para el consumo público. (Y todos conocemos a colegas que están más que felices de hacer precisamente eso).

Es por eso que las mejores herramientas de colaboración permiten a los miembros del equipo compartir su trabajo en sus propios términos, en lugar de convertirlo en una situación de todo o nada.

Digamos, por ejemplo, que está listo para mostrarles a algunos colegas un borrador del informe anual de la empresa, pero desea su retroalimentación general, no ediciones de líneas en un documento que ni siquiera ha revisado. Una buena herramienta para compartir documentos le brinda la opción de permitir que las personas vean y comenten su borrador sin darles la capacidad de editar directamente su texto.

Seguridad

Es difícil confiar en un colega que accidentalmente le envía un CC en un correo electrónico hablando mal de su trabajo, o que deja su trabajo compartido en progreso donde el jefe puede verlo antes de que esté listo. Pero esos son los tipos de quebrantadores de confianza que ocurren con demasiada facilidad si el equipo está usando un software que hace que sea difícil saber quién tiene acceso a qué archivos, o que no marca cuando alguien está a punto de enviar accidentalmente un documento a Eloise por correo electrónico. un cliente, en lugar de Eloise, un miembro del equipo.

El software bien diseñado hace que estos accidentes sean menos probables al hacer que sea obvio cuando los empleados comparten algo fuera de su empresa o fuera de su equipo habitual. Algunas aplicaciones incluso solicitarán al usuario mensajes útiles: “¿Está seguro de que desea compartir este archivo con alguien ajeno a su empresa?” Y para esos errores honestos ocasionales, no hay nada como un período de gracia de 30 segundos o un botón de “deshacer” cuando aún puede retirar ese correo electrónico.

Falta del tiempo

Una gran desventaja de la comunicación en línea y el trabajo remoto es que puede ser muy difícil trazar una línea entre la jornada laboral y el tiempo personal. Y es fácil comenzar a resentir a un colega por los correos electrónicos o mensajes fuera del horario laboral que implícitamente requieren que todos los demás trabajen también fuera del horario laboral.

Un excelente software para equipos ayuda a evitar eso al establecer límites en la disponibilidad o, al menos, hacer que todos estén en la misma página. Por ejemplo, Slack permite que las empresas establezcan un horario predeterminado de “No molestar” para que los empleados no puedan enviarse mensajes fuera del horario comercial.

Y algunos programas de correo electrónico incluyen una función que permite a los usuarios programar sus mensajes para enviarlos más tarde, lo que significa que incluso si las personas se sienten inspiradas a redactar una nota rápida después del horario comercial, pueden programarla para que se envíe a la mañana siguiente, de modo que no indicar a sus colegas que están disponibles para recibir correos electrónicos en cualquier momento, o que son el tipo de persona que quiere que el resto del equipo parezca holgazán.

Camaradería

El trabajo en equipo no se trata solo de lo que haces; también se trata de qué tan bien se relacionan los miembros del equipo entre sí y qué tan bien construyen y mantienen la confianza. El software que utilizan los equipos puede ayudar a establecer un tono amistoso que fomente la colegialidad.

Algunos sistemas de mensajería, por ejemplo, facilitan la inclusión de emojis o GIF en los mensajes, por lo que las comunicaciones pueden ser un poco divertidas a veces. Como mínimo, cualquier plataforma debe incluir fotos de perfil (en lugar de cabezas grises anónimas) y facilitar la visualización de si alguien está disponible o en una reunión, para que nadie se sienta insultado si un colega no responde instantáneamente a un mensaje.

Aprendiendo

Las mejores herramientas de software reconocen que la mayoría de los equipos incluyen personas que tienen niveles muy diferentes de habilidad técnica, o simplemente diferentes grados de entusiasmo por aprender nuevo software. Cualquier herramienta de mensaje o escritura que utilice un equipo diverso debería ser tan fácil de aprender que el principiante puede empezar a usarla sin ningún tipo de formación, pero ofrecer funciones opcionales que permitirán a los miembros más expertos de un equipo hacer cosas como extraer datos de otros programas. , o automatizando sus tareas más frecuentes.

Lo más importante es que el software debe ofrecer soporte en muchas formas diferentes: indicaciones integradas para ayudar a las personas a comenzar a usar el software de inmediato (como una flecha que dice “Haga clic aquí para guardar su trabajo”), buenas guías prácticas (en tanto en forma de artículo como en videos, para que las personas puedan aprender de la manera que mejor les funcione) e idealmente algún tipo de ayuda de emergencia por teléfono o chat, para cuando tenga problemas.

Elegir un software con todas estas características no hace que el trabajo en equipo sea automático. Solo piense en ello como agregar un miembro más al equipo que está completamente comprometido con ayudar a un equipo a trabajar en conjunto: el software en sí.

El Dr. Samuel es investigador de tecnología y coautor de “Remote, Inc .: Cómo prosperar en el trabajo … dondequiera que esté”. Puede comunicarse con ella en [email protected]