A medida que los ecosistemas de suscripción se vuelven más complejos, la gestión de suscripciones se está convirtiendo en una necesidad imperiosa para los departamentos de TI. Originalmente, los modelos de precios basados en suscripción proporcionaban a las organizaciones predictibilidad y flexibilidad, permitiéndoles anticipar los costos de suscripción a intervalos regulares y pausar, modificar o cancelar los servicios en cualquier momento sin complicaciones.
Sin embargo, el auge de los modelos de suscripción para todo, desde herramientas de productividad hasta servicios de seguridad, ha creado más problemas que soluciones para los CIO.
Según Boston Consulting Group, los presupuestos de TI para servicios de terceros crecieron alrededor de un 6% anual entre 2019 y 2024, impulsados por el gasto en Software como Servicio (SaaS). A medida que las operaciones de TI se trasladan a software basado en la nube, los modelos de precios basados en suscripción para software empresarial, servicios en la nube e incluso infraestructura continúan aumentando, junto con los costos de suscripción empresarial. Esto deja a las organizaciones con costos crecientes, herramientas superpuestas y modelos de uso opacos, así como a los proveedores de suscripciones con un poder de fijación de precios y monopolios cada vez mayores.
La proliferación de suscripciones –el crecimiento no gestionado de suscripciones en una organización sin supervisión de TI– puede salirse rápidamente de control, erosionar los presupuestos de TI y limitar la agilidad y adaptabilidad estratégica.
¿Por qué siguen aumentando los costos de suscripción?
Los modelos de precios de suscripción son ahora la norma en el software y los servicios digitales, ya que las empresas están pasando de las licencias perpetuas y las compras únicas a Software como Servicio (SaaS) y otras ofertas basadas en servicios, como Plataforma como Servicio e Infraestructura como Servicio, y el mercado ‘como servicio’ no deja de crecer. Se espera que la economía global de suscripción supere los 1,5 billones de dólares para 2033, según Grand View Research.
“Los proveedores pasaron de licencias únicas a servicios recurrentes, lo que les proporciona ingresos predecibles y un poder de fijación de precios continuo”, afirmó Uri Haramati, fundador y CEO de Torii. “En lugar de competir una vez por una venta, ahora monetizan la escala, el uso y la dependencia con el tiempo, haciendo que los aumentos anuales y las tarifas adicionales sean la norma, en lugar de la excepción”.
Una vez que el software está integrado en las operaciones e incrustado en los flujos de trabajo, las organizaciones pueden volverse dependientes de sus capacidades. Puede ser difícil dejar de usar una herramienta de repente sin un plan de transición estratégico, lo que otorga a los proveedores un poder de fijación de precios y control significativos.
Los proveedores pueden tomar un mayor control del software de suscripción y aumentar los precios mediante la implementación de tácticas como la agrupación de múltiples herramientas o servicios, las actualizaciones forzadas y la limitación de funciones para bloquear el acceso completo a los usuarios a menos que paguen más.
Algunos proveedores implementan precios basados en el uso o el consumo, donde las empresas pagan en función de la cantidad de uso de un producto, lo que genera costos impredecibles en los ciclos de pago, especialmente para las organizaciones que no supervisan el uso de las herramientas basadas en suscripción.
La IA también ha permitido a los proveedores crear precios más dinámicos. “Ya no se trata solo de cuántas suscripciones existen en la pila”, dijo Michael Mansard, director principal de estrategia de suscripción en Zuora. “Se trata de lo impredecibles que se han vuelto los precios. El SaaS tradicional a menudo era más fácil de predecir porque la gran mayoría de las veces se basaba en asientos y era relativamente constante mes a mes. La IA es fundamentalmente diferente, impulsando una explosión de nuevas métricas de precios y modelos híbridos a medida que los proveedores se alejan de la monetización basada en asientos hacia el trabajo y los resultados”.
Los riesgos ocultos de la proliferación de suscripciones
La proliferación de suscripciones y SaaS puede crear una estrategia de suscripción desordenada, desorganizada e ineficiente para las empresas. Sin un sistema de monitoreo de suscripciones adecuado, la proliferación de suscripciones expone riesgos ocultos para la organización y sus resultados.
“Para los CIO, el riesgo se manifiesta de tres maneras a la vez”, dijo Haramati. “Los costos se vuelven impredecibles a medida que se acumulan las renovaciones y las licencias no utilizadas persisten silenciosamente. La seguridad se debilita a medida que las aplicaciones viven fuera del inicio de sesión único (SSO), las revisiones de acceso y los flujos de trabajo de baja. La complejidad operativa aumenta a medida que se espera que TI gobierne sistemas que no aprobó o incluso sabía que existían”.
La proliferación de suscripciones puede crear problemas imprevistos en toda la organización, que incluyen los siguientes:
- Costos impredecibles. La proliferación de suscripciones puede provocar que los presupuestos crezcan sin que las organizaciones se den cuenta. Las prácticas de los proveedores, como la limitación de funciones, los precios basados en el uso y los precios basados en el usuario, pueden provocar una pérdida de previsibilidad de los costos.
- Herramientas redundantes. Cuantas más suscripciones tenga una organización, más probable es que varias herramientas tengan las mismas capacidades y ofrezcan los mismos servicios. Estas herramientas superpuestas pueden aumentar los costos y el riesgo de falta de comunicación entre los departamentos cuando se utilizan diferentes herramientas para los mismos flujos de trabajo y procesos.
- Servicios no utilizados. Las suscripciones “zombi” –por las que la organización sigue pagando pero no está utilizando– pueden pasar desapercibidas en la presupuestación de TI y acumularse rápidamente a medida que pasan inadvertidas. “En muchas organizaciones, la visibilidad y la gobernanza se quedan atrás del crecimiento, por lo que los costos aumentan silenciosamente mes a mes”, dice Haramati. “Para cuando los equipos lo ven, a menudo ya están comprometidos con ese nivel de gasto más alto, y es difícil revertirlo rápidamente”.
- Restricciones de arquitectura. Los proveedores específicos que proporcionan productos básicos integrados en la arquitectura pueden limitar las decisiones futuras e impactar la innovación y la adaptabilidad de la arquitectura. Sin un plan de transición estratégico, cambiar a herramientas alternativas puede afectar negativamente las operaciones y aumentar el riesgo organizacional. Las organizaciones pueden seguir utilizando las funciones limitadas que proporcionan los proveedores para mantener la arquitectura consistente y confiable.
- Menor poder de negociación. La proliferación de suscripciones puede conducir a una gestión de suscripciones desorganizada, lo que dificulta la negociación de las renovaciones y permite a los proveedores aumentar los precios, especialmente para los servicios básicos con renovaciones sensibles al tiempo.
“En muchas organizaciones, la propiedad de las suscripciones está fragmentada entre TI, finanzas y otros equipos empresariales, lo que dificulta la gobernanza. Los CIO y otros líderes pueden ver un aumento del gasto, pero no pueden rastrearlo”, dijo Alex Yakubovich, CEO y cofundador de Levelpath. “Esta proliferación de productos SaaS inevitablemente crea confusión, lo que a su vez crea riesgos en forma de sobrecostos inesperados, renovaciones no monitoreadas y duplicación innecesaria de suscripciones. Cuando los empleados compran suscripciones fuera del proceso de adquisición oficial, también introducen riesgos de seguridad, privacidad y cumplimiento”.
Lo que los CIO deben rastrear más de cerca
Para tomar el control de la proliferación de suscripciones, los CIO deben crear una estrategia de monitoreo de suscripciones para centralizar la gestión de suscripciones.
Los CIO y otras partes interesadas deben tener una visión integral de las herramientas basadas en suscripción que la organización está utilizando, incluido cuántos usuarios están utilizando las herramientas y con qué frecuencia, y el papel que desempeñan en las operaciones y los flujos de trabajo.
Los CIO deben realizar un seguimiento de las métricas de suscripción clave, como:
- Uso real frente a capacidad adquirida.
- Fechas de renovación, cláusulas de renovación automática y otros términos de renovación.
- Términos del contrato, flexibilidad y adaptabilidad.
- Propiedad a nivel de departamento y acceso a las suscripciones.
- TI en la sombra y adopción no autorizada de herramientas y SaaS.
- Alineación del costo-valor para los objetivos comerciales y el impacto.
“Los CIO deben examinar más de cerca el número de aplicaciones o herramientas que participan en un solo proceso comercial”, dijo Niranjan Vijayaragavan, director de tecnología y director de producto de Nintex. “¿Existen oportunidades para optimizar el número de aplicaciones necesarias para completar el proceso de principio a fin? También pueden observar el número de usuarios por aplicación para evaluar qué aplicaciones son las más impactantes como parte del proceso, así como cuánta productividad está mejorando en relación con cada herramienta SaaS y el gasto asociado”.
El seguimiento de estas métricas puede dar a los CIO una mejor comprensión de la eficacia con la que se utilizan las herramientas en toda la organización y cuánto está pagando la organización por ellas. “Los mejores CIO ven la gestión de SaaS como una práctica continua en lugar de una limpieza única”, dijo Haramati. “Este esfuerzo comienza con la centralización de la visibilidad en todas las aplicaciones, el uso y el gasto. Sin una fuente de verdad continuamente actualizada, todos los demás controles son reactivos e incompletos”.
Acciones estratégicas que los CIO deben tomar ahora
Una vez que los CIO saben qué medir, pueden utilizar esos datos para tomar medidas estratégicas que ayuden a controlar la proliferación de suscripciones. Los CIO pueden tomar medidas estratégicas para minimizar el impacto y optimizar los costos de TI, como:
- Centralizar la gestión de suscripciones, incluidos puntos de propiedad claros para ayudar a mejorar el monitoreo y la rendición de cuentas.
- Implementar la gestión de SaaS y la gestión de activos de software (SAM) para crear transparencia.
- Vincular las renovaciones y los costos adicionales, como las funciones bloqueadas o las actualizaciones, a resultados comerciales impactantes y medibles.
- Rechazar los precios agrupados y negociar contratos modulares que se ajusten a los objetivos comerciales y, al mismo tiempo, se alineen con los presupuestos de TI.
- Comenzar nuevos contratos con estrategias de salida ya integradas para mejorar la agilidad y facilitar la finalización de los contratos cuando los servicios ya no sean necesarios.
Implicaciones a largo plazo para la estrategia de TI
La proliferación de suscripciones tiene implicaciones que van más allá de los costos impredecibles e incontrolables. Puede tener implicaciones a largo plazo en cómo evolucionan las operaciones de TI y la estrategia de TI de una organización.
Los CIO deben ser proactivos y ser conscientes de las implicaciones a largo plazo de la proliferación de suscripciones para las estrategias de TI con el fin de mitigarlas mejor.
La proliferación de suscripciones a largo plazo puede afectar significativamente la forma en que las organizaciones abordan las decisiones de arquitectura futuras. Cuando las herramientas basadas en suscripción son partes centrales de los flujos de trabajo u operaciones, los costos de renovación y las restricciones contractuales pueden influir en las decisiones de arquitectura futuras, haciendo que la arquitectura y las operaciones sean inflexibles y evitando la adaptabilidad.
A medida que los ecosistemas de suscripción se vuelven más complejos, la gestión de suscripciones se está convirtiendo en una función empresarial más estratégica que administrativa. Los CIO deben priorizar FinOps y la gestión financiera de TI para optimizar los costos e identificar las brechas en la estrategia de gestión de suscripciones de la organización.
Los CIO también deben asegurarse de que la disciplina de costos no ralentice ni bloquee la innovación. Analizar métricas como la alineación del costo-valor puede ayudar a los CIO a comprender dónde se encuentra el equilibrio adecuado entre ahorrar costos y permitir la innovación y la experimentación continuas.
Los CIO deben cambiar su mentalidad de la adopción de herramientas a la optimización de la cartera para gestionar estratégicamente la proliferación de suscripciones y sus implicaciones a largo plazo.
Alison Roller es escritora independiente con experiencia en tecnología, recursos humanos y marketing.
