En los años 90, algunos videojuegos incluían una «tecla de jefe» que permitía a los empleados abrir una hoja de cálculo de Excel si necesitaban aparentar estar trabajando.
Hoy en día, los jefes podrían fruncir el ceño ante un empleado que se le pille trabajando arduamente en una hoja de cálculo. Excel, propiedad de Microsoft, cumple 40 años. Para algunos líderes tecnológicos, es, en el mejor de los casos, un obstáculo para flujos de trabajo digitales e IA más fluidos y, en el peor, un accidente a punto de ocurrir.
Excel es, sin duda, omnipresente en el mundo empresarial. Según investigaciones de Acuity Training, dos tercios de los trabajadores de oficina utilizan Excel al menos una vez por hora.
La persistencia de Excel se debe en parte a que sigue estando integrado en la educación tecnológica, junto con Word y PowerPoint, explica Tom Wilkie, director de tecnología de Grafana, una empresa de visualización de datos.
«Excel es una herramienta realmente buena. Si quieres analizar un pequeño conjunto de datos, probar una idea o crear un gráfico rápido para una presentación, no hay nada mejor para un análisis rápido y sencillo», afirma.
Getty ImagesEl problema, según el profesor Mark Whitehorn, profesor emérito de análisis de la Universidad de Dundee, es que las personas y las empresas no distinguen entre el procesamiento de datos y el análisis y la visualización de datos.
«Hay muchos departamentos pequeños donde los datos entran, van a una hoja de cálculo, se ejecutan a través de macros y salen por el otro lado», explica Whitehorn.
Una macro puede considerarse un atajo. Automatiza una serie de pasos dentro de la hoja de cálculo, de modo que esas instrucciones se puedan realizar con un solo clic, por ejemplo, formateando los datos con un estilo particular o realizando cálculos.
Whitehorn añade que las hojas de cálculo a menudo están mal documentadas y mantenidas, «y la persona que escribió las macros se ha ido y la gente del departamento no sabe cómo ejecutarlas».
En la práctica, esto significa que los datos dentro de una organización no están controlados centralmente. Esto dificulta la seguridad y el movimiento de los datos dentro de la organización, o su extracción para un análisis más amplio y para alimentar la IA.
Esto puede resultar en que operaciones críticamente importantes dependan de hojas de cálculo frágiles.
El año pasado, se reveló que Health New Zealand utilizó una hoja de cálculo de Excel como su «archivo de datos principal» para gestionar y analizar su rendimiento financiero.
Esto dificultó la recopilación y consolidación de datos, provocó discrepancias y errores, y dificultó la obtención de una visión general en tiempo real.
En el Reino Unido, el proceso de contratación de anestesistas se vio sumido en el caos en 2023 debido a la confusión con las hojas de cálculo, mientras que el escándalo de los datos afganos fue resultado del intercambio de una hoja de cálculo de Excel.
TeradataPero lograr que los equipos e individuos abandonen Excel es un desafío.
«Es difícil para un proveedor externo o un proveedor de herramientas simplemente proporcionar algo que la organización pueda utilizar en todos esos diferentes equipos», explica Moutie Wali, director de transformación digital y planificación de la empresa de telecomunicaciones canadiense Telus.
Ha supervisado una iniciativa para trasladar a cientos de empleados de Excel a un sistema de planificación personalizado.
El objetivo es agilizar la integración y la gestión de datos, aumentar la automatización y la incorporación de la IA.
Pero la gente quería mantener sus configuraciones existentes de Excel y simplemente descargar información del nuevo sistema, explica Wali. «Dije absolutamente no. Hay que obligar a ello impidiendo que la hoja de cálculo coexista con sus [nuevas] aplicaciones».
En defensa de su software, un portavoz de Microsoft afirma: «Durante más de cuatro décadas, Excel ha evolucionado de una simple hoja de cálculo a una plataforma versátil utilizada por todos.
«Se utiliza más ampliamente que nunca, con un crecimiento mensual constante en los últimos seis años, y sigue siendo la herramienta predeterminada para el análisis de datos, la modelización y la elaboración de informes en todos los sectores».
Kate CordenNo son solo las grandes organizaciones las que pueden beneficiarse de replantearse su dependencia de Excel. Kate Corden dirige una empresa de ajuste de bicicletas, Hackney Bike Fit, lo que implica gestionar dos flujos de datos: información personal sobre el cliente, como la altura, el peso y la flexibilidad, e información sobre las bicicletas.
Es una usuaria experta de Excel, desde sus días como gerente de desarrollo empresarial en el mundo corporativo. Pero, dice, «es demasiado fácil perder datos. Es fácil que los datos se alteren».
Corden cambió a LinkSpace, diseñado originalmente como una herramienta de gestión de casos, que se puede adaptar para flujos de trabajo complejos. «Se trata simplemente de tener un sistema completo de gestión de datos donde lo tienes todo, en lugar de tener varias hojas de cálculo, lo que realmente me ayudará a crecer».
Y los beneficios potenciales de abandonar Excel pueden ir más allá de una gestión de datos más sencilla.
Julian Tanner, un ejecutivo de relaciones públicas en Londres, también es tesorero de una organización benéfica local. Cambió las cuentas de la organización benéfica de Excel a un paquete de contabilidad en línea que extrae información de las facturas.
La IA integrada en el paquete le permite generar informes personalizados con solo tocar un botón.
También significó que pudieran prescindir de los servicios de un contable, ahorrando más de 6000 libras esterlinas al año. «Era un gasto importante para una organización benéfica», dice Tanner, «que siempre se intenta evitar».
Para las empresas más grandes, los beneficios incluyen flujos de trabajo más fluidos y datos agregados y estandarizados que se pueden verter en sistemas de IA o aprendizaje automático.
Además de una integración de datos más fluida y ciclos de planificación más rápidos, Wali espera ahorrar 42 millones de dólares canadienses (30 millones de dólares; 23 millones de libras esterlinas) al año eliminando el capital desalineado. Otros equipos de Telus están considerando seguir el ejemplo.
Pero eso significa que los usuarios deben estar preparados para renunciar a cierto control, o al menos a la ilusión de control.
«La gente dirá ‘bueno, estoy tomando mis datos y estoy haciendo esto'», explica Whitehorn. Pero, «no son tus datos, son los datos de la empresa».
Eliminar Excel por completo puede ser poco realista. Por lo tanto, Whitehorn sugiere que la tecla de jefe podría tener que rediseñarse en el futuro para ocultar el uso de hojas de cálculo.
