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Joannie Bergeron, fundadora de Immersive Productions, una empresa con más de quince años de experiencia en estrategia de eventos, presenta una nueva conferencia sobre las 5 claves para crear un evento impactante. En esta entrevista, descubrimos los secretos para diseñar un evento memorable que, además, alcance sus objetivos comerciales.

¿Cree que la noción de impacto se descuida con frecuencia en la organización de eventos?

Joannie Bergeron: Un evento no es simplemente algo que se organiza; es una herramienta estratégica que puede impulsar la movilización, el desarrollo y la visibilidad de las organizaciones. En otras palabras, el sector de eventos es, en mi opinión, uno de los vectores de negocio más potentes, siempre y cuando se le considere como tal.

El objetivo es lograr que se viva, más allá de las palabras, una experiencia transformadora, bien planificada y reflexionada, que permita crear un diálogo entre la organización y los participantes. Los eventos que destacan hoy en día son aquellos que dan sentido a sus iniciativas y crean coherencia en cada etapa del proceso, antes, durante y después, convirtiéndolo en una experiencia global.

¿Cuál es el método para diseñar una experiencia de este tipo?

Joannie Bergeron: La base de toda estrategia de eventos es el «por qué». La razón de ser del evento. En Immersive Productions, hemos desarrollado talleres y ejercicios colaborativos que nos permiten profundizar en las reflexiones de los responsables de la toma de decisiones. El objetivo es comprender lo que realmente está en juego para identificar la intención principal y definir claramente el impacto que el evento debe generar.

A menudo, la organización de un evento se asocia con la experiencia del participante, comenzando por cuestiones logísticas, como el envío de una «Save the Date». Sin embargo, lo más importante viene antes: la idea central, las percepciones que se buscan, la forma de generar entusiasmo en torno al evento…

No debemos olvidar que la gente se desplaza físicamente. Por lo tanto, hay que ofrecerles una experiencia memorable, prestando tanta atención a lo que comprenderán antes como a lo que recordarán después. El «por qué» del evento debe seguir resonando incluso después de su finalización.

¿Identifica errores comunes en la organización de eventos?

Joannie Bergeron: No hablaría de errores, sino más bien de una falta de reflexión y perspectiva en el momento adecuado. A veces, se aborda un evento de forma práctica, como una lista de tareas pendientes, sin reflexionar sobre el porqué, como ya he mencionado.

En la práctica, esto se traduce en momentos que carecen de «alma», como conferencias que se suceden sin más. Con frecuencia, se olvida dedicar tiempo a facilitar la conexión humana, ya sea a través de actividades para romper el hielo, interactividad en los contenidos o zonas colaborativas. Esto también contribuye a la experiencia del participante.

¿Ha notado diferencias desde la pandemia?

Joannie Bergeron: Los fundamentos siguen siendo los mismos, pero es cierto que las expectativas son cada vez mayores, con una fuerte necesidad de personalización. Actualmente, se presta mucha atención a la tecnología y la inteligencia artificial. Sin embargo, no debemos olvidar que el objetivo de un evento sigue siendo, ante todo, poner en contacto a las personas.

Hoy en día no faltan eventos, sino contenidos vividos, encarnados y memorables. Un buen evento transforma el contenido en experiencia. Innovar no consiste en hacer más, sino en hacerlo «mejor» para el público.

¿A qué se refiere?

Joannie Bergeron: Se habla mucho de tecnología, innovación y tendencias… Pero el impacto proviene principalmente de la emoción y los sentidos. De la sensación de ser considerado un ser humano que forma parte de un evento, de una programación, que ha sido pensada para él. Sus necesidades, sus expectativas, su realidad. ¡La personalización es la clave!

Quiero añadir que la noción de impacto no está relacionada con el tamaño o el presupuesto de un evento, sino con la intención. Cuando sabemos por qué existe un evento, qué quiere transmitir como experiencia, la huella que quiere dejar en la memoria… Y eso está al alcance de todos.

Descubra la nueva conferencia de Joannie Bergeron sobre las 5 claves para un evento impactante: