Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sul trattamento fiscale dei rimborsi spese per le trasferte, definendo con precisione quali somme rimangono escluse dal reddito imponibile e in quali casi la modalità di pagamento diventa rilevante.
Rimborso spese per trasferte: i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate
La circolare interviene su un tema complesso, all’incrocio tra la legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024), che ha introdotto il requisito della tracciabilità dei pagamenti per alcune spese e modificato il trattamento fiscale dei rimborsi, e il d.Lgs. n. 192/2024, che ha semplificato la disciplina delle trasferte comunali, superando la necessità di documenti provenienti dal vettore e valorizzando la documentazione sostanziale delle spese sostenute.
Trasferte comunali e documentazione delle spese
Un aspetto importante riguarda le trasferte e le missioni all’interno del territorio comunale. A partire dal 1° gennaio 2025, non sarà più necessario presentare esclusivamente documenti provenienti dal vettore come prova delle spese. Sarà sufficiente una documentazione idonea, anche interna, che ricostruisca la spesa sostenuta.
In particolare:
- Il rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo proprio, anche per le trasferte comunali, non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente, a condizione che l’importo sia calcolato in base alle tabelle ACI e che la documentazione indichi percorrenza, veicolo utilizzato e finalità lavorativa.
- Restano esclusi dal reddito imponibile anche i rimborsi delle spese di pedaggio (se documentate) e delle spese di parcheggio (se la documentazione identifica chiaramente il veicolo e la sosta).
Queste nuove disposizioni si applicano ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche per spese sostenute precedentemente, in base al principio di cassa.
Pagamenti tracciabili e limiti applicativi
Un altro punto chiave è la tracciabilità dei pagamenti, introdotta dalla Legge di bilancio 2025 e successivamente modificata. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati tramite taxi o NCC saranno esclusi dal reddito solo se pagati con strumenti tracciabili.
Questo obbligo:
- Si applica sia alle trasferte comunali che a quelle extra-comunali.
- Riguarda anche i servizi offerti tramite piattaforme di mobilità, purché il pagamento sia univocamente riconducibile al dipendente.
- È indipendente dal sistema di rimborso adottato, applicandosi a qualsiasi rimborso relativo a vitto, alloggio, taxi o NCC.
L’obbligo di tracciabilità è limitato alle spese sostenute in Italia. Per le trasferte all’estero, i rimborsi continuano a non concorrere al reddito anche senza pagamenti tracciabili.
Le esclusioni
Sono espressamente esclusi dall’obbligo di tracciabilità:
- I viaggi e i trasporti effettuati con mezzi diversi da taxi e NCC, come treni, autobus, aerei e navi.
- I rimborsi chilometrici, che seguono una disciplina specifica.
- Le spese aggiuntive rimborsabili entro i limiti giornalieri previsti dall’art. 51 del TUIR, se sussistono i requisiti necessari.
In sintesi, la circolare n. 15/E mira a semplificare un quadro normativo che, nella pratica, aveva generato rigidità, soprattutto per le trasferte brevi, restituendo una disciplina più flessibile e aderente alla realtà operativa.
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