El departamento de finanzas de Whitehall, en el Reino Unido, ha adjudicado un contrato de siete cifras para la introducción de herramientas de automatización e inteligencia artificial destinadas a la gestión de la información durante un período de hasta dos décadas.
Según información comercial recientemente publicada, la semana pasada el Tesoro británico (HM Treasury) firmó un acuerdo de 18 meses con SVGC, una empresa especializada en soluciones digitales para el sector público con sede en Salisbury. El contrato, con un valor de 1,3 millones de libras esterlinas (incluido el IVA), tiene como objetivo llevar a cabo una “actualización del sistema de gestión de la información HMT”.
El documento contractual revela que diversas “normativas y estándares legales” obligan al Tesoro a almacenar y procesar datos “hasta por 20 años”, dependiendo de las circunstancias.
Actualmente, el departamento utiliza un sistema de gestión electrónica de documentos y registros (EDRMS) basado en Azure/SharePoint, denominado Info Store. Si bien la plataforma Azure se mantiene actualizada y ofrece nuevas funcionalidades, los procesos de gestión de la información del sistema –incluidos los de archivo, retención y eliminación– tienen alrededor de 10 años de antigüedad. Por ello, la autoridad busca actualizar, no reemplazar, este sistema mediante la incorporación de nuevas tecnologías para automatizar la gestión integral de la información durante un ciclo de vida de 20 años.
Estas actualizaciones incluirán “la adición de tecnología de IA para automatizar la gestión a lo largo del ciclo de vida de su información y registros, generando así eficiencias y ahorros de costes”.
El contrato tiene una duración prevista de 18 meses para la ejecución de las mejoras, con una posible extensión de seis meses para brindar soporte inicial al sistema actualizado.
La actualización del sistema incluye un análisis exhaustivo del estado de los aproximadamente 18 millones de registros digitales de la autoridad, la verificación de estos registros, el diseño, desarrollo e implementación de mejoras en el sistema de gestión de la información para automatizar la gestión integral de la colección de registros dentro de su entorno Azure, y la transferencia del sistema actualizado a un servicio operativo estándar (BaU).
Para llevar a cabo esta investigación, diseño e implementación, será necesario colaborar con otros proveedores de TI del Tesoro, como Wipro, CI, NTT y Littlefish. SVGC también deberá colaborar con FCDO Services, un organismo dependiente del Foreign Office que gestiona algunos sistemas tecnológicos en nombre del Tesoro.
El sistema Info Store se describe en el contrato como un sistema “gestionado por permisos, diseñado para reflejar la estructura organizativa del Tesoro, donde cada grupo tiene su propio sitio Info Store persistente que contiene las bibliotecas de documentos de su equipo”.
Además de este repositorio central, el departamento también utiliza sitios de archivo para gestionar información y registros antiguos, en lugar de utilizar modelos de “archivo en el lugar”. Recientemente, ha establecido un nuevo sitio de archivo llamado Knowledge Store, que está en proceso de ser poblado con contenido antiguo procedente de Info Store. Estas instalaciones de archivo se complementan con “Sitios de Equipo para la colaboración interna, Sitios de Asociación de Políticas para la colaboración externa y otros sitios para una variedad de otros requisitos operativos”.
