¿Qué es un talón de pago?

¿Qué es un recibo de sueldo?

Un talón de pago es un documento emitido por un empleador a un empleado que muestra el salario bruto durante un período de pago determinado, las deducciones de nómina restadas del salario bruto y el salario neto resultante. Dependiendo de los beneficios para empleados, también puede encontrar ingreso imputado en un recibo de sueldo. Por lo general, los empleados reciben un talón de pago con cada cheque de pago, aunque ese no es un requisito legal en todos los estados.

Cómo leer un recibo de pago

Los recibos de pago generalmente se leen de izquierda a derecha o de arriba a abajo. En la sección de la izquierda, encontrará la compensación bruta para el período de pago determinado. Esto puede incluir cosas como salario, comisiones, bonificaciones y horas extras. También verá una contabilidad de su salario bruto, deducciones y pago neto del año hasta la fecha del estado de cuenta de pago.

En la columna del medio, hay deducciones de nómina. Las deducciones de nómina pueden incluir:

• Retención de impuestos federales, estatales y locales sobre la renta.
• La porción de los empleados de los impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA).
• La parte del empleado de los deducibles del seguro médico.
• Contribuciones a cuentas de gastos flexibles (FSA) o cuentas de ahorro para la salud (HSA).
• Contribuciones a cuentas de jubilación antes de impuestos, como 401(k), 403(b)s o pensiones.
• Contribuciones a cuentas de inversión o jubilación después de impuestos, como cuentas IRA Roth, cuentas 529 o cuentas ABLE.
• Pagos ordenados por el tribunal, como manutención infantil, pensión alimenticia, pagos de deudas o embargos de impuestos atrasados.

Cuando restas las deducciones de nómina del salario bruto total, obtienes el salario neto (el número en la columna de la derecha). El salario neto es lo que debe escribirse en el cheque de pago del empleado o depositarse en su cuenta bancaria mediante transferencia ACH.

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Requisitos de recibo de pago de la ley estatal

Si bien la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que los empleadores realicen un seguimiento y mantengan un registro de dos a tres años de las horas y los salarios de los empleados, no existe ningún requisito federal para que los empleadores emitan un talón de pago. Este vacío en la legislación federal suele ser llenado por la ley estatal.

Estos estados exigen que los empleadores ofrezcan recibos de pago físicos impresos. Técnicamente, algunos de ellos te permiten emitir un recibo de pago digital, pero solo si les brindas a tus empleados acceso gratuito a una impresora:

• California
• Colorado
• Iowa
• Massachusetts
• Nuevo Mexico
• Carolina del Norte
• Vermont

Los siguientes estados requieren la emisión de recibos de pago impresos o digitales:

• Alaska
• Arizona
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Kentucky
• Maryland
• Michigan
• Misuri
• Nevada
• Nebraska
• Nuevo Hampshire
• New Jersey
• Nueva York
• Dakota del Norte
• Oklahoma
• Pensilvania
• Rhode Island
• Carolina del Sur
• Utah
• Virginia
• Wisconsin
• Wyoming

Es posible que algunos empleados no quieran acceder a sus recibos de pago digitalmente. En cambio, es posible que quieran una copia impresa. Estos estados tienen una asignación legal que permite a los empleados optar por participar o no en la entrega digital:

• Connecticut
• Delaware
• Minnesota
• Oregón
• Washington (estado)
• Virginia del Oeste

Hawaii y Montana llevan esta opcionalidad un paso más allá. Son los únicos estados que exigen que los empleados opten por escrito por la entrega digital. Si no lo hacen, el empleador debe continuar proporcionando los recibos de pago en papel predeterminados.

Sin embargo, no todos los estados tienen requisitos de recibos de sueldo. Si opera en cualquiera de estos estados, es posible que el empleador no deba emitir ningún recibo de pago:

• Alabama
• Arkansas
• Florida
• Georgia
• Luisiana
• Maine
• Misisipí
• Ohio
• Dakota del Sur
• Tennesse
• Texas

Luego está Kansas, donde los empleadores sólo están obligados a proporcionar recibos de pago si el empleado los solicita.

Incluso en los estados que no exigen un recibo de sueldo, es extremadamente raro encontrarse con un empleador que no haga lo mismo. De hecho, negarse a emitir recibos de sueldo puede parecer un poco dudoso”, dijo Michele Cagan, contadora pública certificada.

“Las únicas circunstancias que puedo imaginar en las que se negarían sería si algo turbio estuviera sucediendo”.

“Si alguien no recibe talones de pago y quiere recibirlos, primero debe comunicarse con el empleador. Si el empleador se niega, es posible que el empleado deba presentar una demanda para obtener acceso a esos registros si es un requisito estatal proporcionarlos”.

Independientemente de si el empleador está obligado o no a emitir recibos de sueldo, los trabajadores aún pueden presentar reclamaciones salariales, ya sea que estén W2 o 1099 trabajadores.

¿Durante cuánto tiempo deben conservar los empleadores y los empleados los recibos de sueldo?

Los empleadores deben mantener registros de las horas trabajadas y los pagos emitidos durante tres años según la FLSA. Sin embargo, es posible que su estado tenga leyes más estrictas. Por ejemplo, en Hawái, los empleadores deben conservar los recibos de sueldo durante seis años. Por lo general, se anima a los empleados a conservar sus recibos de pago durante un año para darles tiempo suficiente para garantizar que la información contenida en el W2 sea correcta.

Puede ser aconsejable aumentar o disminuir el número de un año unos meses, dependiendo de cuándo el empleado revise su W2. Esto suele suceder cuando presentan impuestos federales sobre la renta en lugar de cuando se emite el W2 en enero. Algunos declarantes de impuestos pueden optar por presentar la declaración en enero, mientras que muchos otros esperan hasta la fecha límite de mediados de abril.

¿Cómo generan los empleadores los recibos de pago?

Si es una pequeña empresa, es posible que no tenga ingresos para contratar a un especialista en nóminas interno. Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), más de la mitad de las empresas con 500 empleados o menos subcontratan la nómina a una empresa externa de servicios de nómina, a un contratista o a un software de nómina.

Algunos de los mejor software de nómina las opciones incluyen Ondulación, Software patriota y Rollo por ADP.